応接室や事務室が老朽化している際のデメリット

　応接室や事務室は、社屋の中でお客様の目に触れる機会が比較的多く会社の顔ともいえる場所です。そんな応接室や事務室が古く老朽化しているとさまざまな影響が出てしまいます。古く老朽化している事務室は、使い勝手や居心地の悪さを感じてしまい、日々のストレスの原因となってしまいます。レイアウトが動線に合っていなかったり、デスク周りのスペースが十分確保できていなかったりすると、通路が狭く移動しにくい、業務の効率が下がるなどの問題が出てきます。さらに働く場所の多様化などによってテレワークを推奨し、WEB会議を採用する企業が増えています。従来の事務室のままでは防音対策などが不十分なために、外部の音がWeb会議の妨げとなってしまう、Web会議の声が気になり業務に支障が出てしまうなどの問題が起こる可能性があります。

また、お客様との商談の場となる応接室は、薄暗い室内や従来の応接セットのままでは、会社のイメージダウンや扱っている商品のイメージダウンにもつながってしまいます。事務室は応接室の近くに設けられることが多く、お客様の目に触れる機会も多々あります。古くさい事務室は同様にイメージダウンの原因となってしまいます。古く老朽化した応接室や事務室は従業員の作業効率やモチベーションの低下だけではなく、会社のイメージダウンの原因にもなりうるため、対策が必要です。

古くさい応接室や事務室が与える印象

お客様に与える印象

応接室や事務室が古く老朽化してしまっていることが、会社や製品のイメージに影響を及ぼす場合もあります。応接室は、自社のアピールをしたり、製品を売り込んだりする場所として相応しい空間にする必要があります。明るくおしゃれな事務室や洗練された雰囲気の応接室の場合、会社や扱う製品に対して「新しさ」や「創造性」など、仕事のパートナーとして前向きな印象を与えることができます。その一方で、古くさい応接室は時代遅れな印象を抱かせてしまう可能性があります。

また、古くさい事務室に対して、従業員が日々使い勝手や居心地の悪さを感じながら働いているとストレスの原因となり、モチベーションもなかなか上がりません。従業員がいきいきと働くことのできない環境では、会社に訪れた人に暗いイメージを与えてしまう可能性もあります。

就活中の学生に与える印象

さらに、近年の採用活動においてインターンシップ制度を採用する企業も増えています。インターンシップで会社を訪れる学生にとって、働く環境は重視するポイントのひとつになることもあります。古くさい事務室やそこで働く従業員の様子から、暗いイメージを与えてしまうと、採用が困難になり人手不足につながるなどの問題も出てきます。

このように古くさい応接室や事務室は、会社や製品のイメージを低下させてしまう可能性があります。

応接室や事務室の老朽化への対策

それでは古くさい応接室や事務室には、どのような改善策があるでしょうか。

家具やレイアウトの変更

昔ながらの事務机やイスをデザイン性や機能性のあるものに変えることで作業環境の改善につながります。内装のデザインと合わせたデスクや昇降機能など備えたデスクを採用し、快適に作業ができる環境を整えましょう。古いキャビネットなども併せて新調し、整理整頓された環境にすることで、作業の効率化を図ることができます。また、一般的に一人分の作業スペースは、幅60㎝～120㎝、奥行き50～70㎝程度必要とされています。家具のレイアウトを変更する際には、デスク周りのスペースが十分に確保できているかも併せて検討することも必要です。応接室には自社のコーポレートカラーを取り入れた家具などを採用することで、会社の個性を生かした空間にすることができます。

リフォームやリノベーション

リフォームやリノベーションによってレイアウトや壁紙・床材を変更することも応接室や事務室の環境改善に有効です。事務室のレイアウト変更の際には、会議室とは別に気軽に打ち合わせができる打合せスペースやWEB会議にも対応できる個人ブース、自席から離れて休憩できるリフレッシュスペースなど設けるなど用途に応じた空間づくりがおすすめです。また、応接室や事務室の内装などにコーポレートカラーを取り入れたり、ガラスパーテーションを採用したりすることも古くさい印象から脱却し、洗練された印象の空間にする都ができます。

応接室や事務室のリニューアルで期待できる改善効果・メリット

作業効率アップ

レイアウト変更や家具の変更によって、WEB会議や個人ワーク・グループワークなど用途に応じて作業場所を変えることができ、快適な環境で仕事ができるため、作業効率アップも期待できます。さらに自席以外の選択肢を増やすことで、社員同士のコミュニケーションの活性化や新たなアイディアの創出が期待できます。

モチベーションアップ

働く環境を居心地のいい空間にすることで社員の満足度向上に繋がります。きれいで快適な職場で働くことで、帰属意識が高まり、長くこの会社で働きたいと感じることができるため、高いモチベーションを持って働くことができます。

企業のイメージアップ

応接室はや事務室はお客様の目に触れる機会の多い場所のため、リニューアルすることで企業イメージの向上に繋がります。コーポレートカラーを取り入れた内装に変えることで自社のアピールをすることができます。また、きれいでおしゃれな職場環境は、お客様だけに限らず、就活中の学生へのアピールにもなります。また、そのような環境でいきいきと働く社員の姿も企業のイメージアップに繋がります。

工場・倉庫の応接室や事務室の改善リニューアルについてお気軽にご相談ください

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